Häufig gestellte Fragen

Bei der Nutzung des Büroservice und Telefonservice von Bueroservice24 haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können beispielsweise bei Bedarf die Rufumleitung aktivieren. Dies kann Ihre Telefonanlage für Sie erledigen oder Sie nutzen dafür Ihre Durchwahl oder Ihr Handy. Dabei steht Ihnen frei, zwischen direkter und indirekter Rufumleitung zu wählen.

Bei der direkten Rufumleitung gehen die Anrufe sofort in unserer Telefonzentrale ein. Bei der indirekten Rufumleitung werden die Anrufe nach zwei-dreimaligem unbeantworteten Klingeln an uns weitergeleitet. Auch das Weiterleiten bei besetzter Leitung gehört zur indirekten Rufumleitung. Ihre Anrufe werden zu unseren geschulten Fachkräften umgeleitet und in Ihrem Firmennamen angenommen und beantwortet. Dabei werden Informationen herausgegeben, Auskünfte erteilt oder Anliegen dokumentiert. Auch können wir - abhängig vom Tarif -  für Sie Termine koordinieren.

Bei Aktivierung der Rufumleitung informieren Sie uns über besondere Wünsche bei der Anrufannahme. Sie können beispielsweise angeben, auf welche Art und Weise Sie über eingegangene Anrufe und deren Anliegen informiert werden wollen, z.B. per E-Mail oder per SMS. Auch können Sie etwa angeben, welche Anrufe direkt durchgestellt werden sollen. Dies käme vielleicht ein Frage, wenn Sie auf einen bestimmten Anruf warten oder spezielle Kund:innen oder Geschäftspartner:innen direkt zu Ihnen durchgestellt werden sollen.

Generell nehmen wir alle eingehenden Anrufe in Ihrem Namen persönlich entgegen und versuchen, diese an Sie durchzustellen. Wenn Sie das Gespräch nicht annehmen wollen oder nicht annehmen können, wird eine Anrufnotiz für Sie aufgenommen. Sollten Sie keine Weiterleitung wünschen, so können wir Ihren Anrufer:innen beispielsweise sagen, dass Sie zurzeit nicht zu sprechen oder in einem Termin sind. Die Daten und das Anliegen des Kunden oder Geschäftspartners werden bei jedem Anruf detailliert und vertraulich aufgenommen und an Sie weitergeleitet. Bei der Gesprächsbearbeitung können Informationen und Auskünfte erteilt oder Anliegen geklärt. Auch können wir Termine für Sie vereinbaren oder verschieben.

Unkompliziert gestaltet es sich, Ihren Status individuell zu ändern: In einer kurzen E-Mail an customersupport(at)bueroservice24.de können Sie uns mitteilen, wie Anrufe an Sie zu handhaben sind und was den Anrufern jeweils ausgerichtet werden soll.

Wir von Bueroservice24 nehmen die Anrufe für Sie in Ihrem Firmennamen entgegen, wenn Sie diese nicht annehmen können oder wollen. Ihr Kund:in oder Geschäftspartner:in  wird dabei mit den ausgebildeten Fachkräften von Bueroservice24 verbunden. Diese führen ein freundliches und kompetentes Gespräch mit Ihren Anrufer:innen. Wussten Sie, dass Sie bestimmen, wie der Anruf angenommen und behandelt wird?

Ausführlich und vor allem vertraulich nimmt das Fachpersonal unserer Telefonzentrale in Hamburg das Gespräch entgegen. Dabei werden Daten wie Name und Kontaktmöglichkeiten, Fragen und Anliegen des Anrufers dokumentiert. Hier bietet sich also auch die Möglichkeit, größere Datenabgleiche in einem späteren Gespräch mit Ihnen zu vermeiden. Der Anrufer merkt dabei natürlich nicht, dass er mit einem Telefonsekretariat verbunden ist.

Im Anschluss jedes Gesprächs, das mit Bueroservice24 geführt wurde, erhalten Sie eine Anrufnotiz, die besagt, dass wir einen Anruf für Sie entgegengenommen haben. Natürlich enthält diese Notiz weiterhin den Namen, die Rückrufnummer und das Anliegen des Anrufers. Sie bestimmen dabei, auf welchem Weg Ihnen die Gesprächsnotiz übermittelt werden soll. Gerne senden wir diese auch an mehrere Adressaten gleichzeitig, an eine definierte Adressatengruppe oder an einzelne Adressen aus einem zuvor festgelegten Verzeichnis.

Kund:innen und Geschäftspartner:innen fühlen sich oft unpersönlich behandelt, wenn sie statt mit Ihrem Unternehmen in einem großen Call-Center landen. Möchten Sie vermeiden, dass Ihre Anrufer den Eindruck bekommen, dass sie es mit einem anonymen Kundenservice zu tun haben?

Unsere erfahrenen Fachkräfte nehmen Ihre Anrufe in Ihrem Unternehmensnamen entgegen und beantworten sie nach Ihren Vorgaben. Wir setzen auf einen persönlichen und freundlichen Kontakt, damit Ihre Anrufer:innen schon bald eine vertraute Ansprechperson finden. Unser Ziel ist es, den Eindruck zu vermitteln, dass sie direkt mit Ihrem Unternehmen sprechen.

Wir bearbeiten Anfragen und Anliegen gemäß den Vereinbarungen, die Sie mit uns getroffen haben. Sie können jederzeit Anpassungen vornehmen, wie etwa die persönliche Begrüßungsformel ändern. Je detaillierter Sie uns Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Wünsche zur Anrufbearbeitung mitteilen, desto individueller und persönlicher können wir auf die Anliegen Ihrer Anrufer:innen eingehen. Für größere Unternehmen und komplexe Branchen führen wir ein internes Briefing durch, damit unsere Sekretär:innen den Eindruck vermitteln, als ob sie direkt in Ihrem Vorzimmer sitzen und exklusiv für Sie arbeiten.

Bei Bueroservice24 sind wir Ihre Anrufprofis! Wenn Sie mal nicht ans Telefon können oder wollen, übernehmen wir das für Sie – und zwar in Ihrem Namen. Unsere geschulten Experten nehmen Ihre Anrufe freundlich und kompetent entgegen, ganz so, als wären sie Teil Ihres Teams.

Wie genau wollen Sie, dass Ihre Anrufe bearbeitet werden? Bei uns haben Sie die Kontrolle! Wir dokumentieren alle wichtigen Details wie Namen, Kontaktinfos und Anliegen der Anrufer, sodass Sie später keine Zeit mit unnötigem Datenabgleich verlieren müssen. Und keine Sorge, Ihre Anrufer merken nicht, dass sie es mit einem externen Sekretariat zu tun haben.

Für Feiertage oder außerhalb der regulären Arbeitszeiten bieten wir einen individuellen Anrufbeantworter an. Sollten Anrufe eingehen, wenn unser Büro geschlossen ist, erhalten Sie eine Sprachnachricht direkt auf Ihre E-Mail-Adresse. So sind Sie immer auf dem Laufenden – ganz entspannt!

Unser Telefonsekretariat sorgt dafür, dass Sie eine eigene Telefon- und Faxnummer erhalten. Das Einrichten der Anrufweiterleitung auf Ihre persönliche Nummer bei Bueroservice24 ist ein Kinderspiel: Nutzen Sie einfach die Anrufweiterleitungsfunktion Ihrer Telefonanlage oder Ihres Handys, wie es in der Anleitung beschrieben ist. Diese Funktion funktioniert mit jedem Telefonanschluss – ob analog, ISDN oder Mobilfunk – und erfordert nur einen einfachen Tastendruck. Sie können sowohl Ihre Handynummer als auch Ihre Festnetznummer auf Ihre persönliche Servicenummer bei uns umleiten.

Sie haben die Wahl zwischen direkter und indirekter Rufumleitung. Bei der direkten Rufumleitung werden Anrufe sofort an unser Sekretariat weitergeleitet. Wenn Sie jedoch einmal nicht erreichbar sind oder Ihre Leitung besetzt ist, übernimmt die indirekte Rufumleitung und sendet den Anruf an unsere Telefonzentrale. So können Sie die Rufumleitung ganz flexibel nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Bei Bueroservice24 haben Sie die Flexibilität, Ihre Rufumleitung ganz nach Ihren Bedürfnissen zu gestalten. Sie können die Einrichtung der Rufumleitung bequem über unsere Telefonzentrale vornehmen lassen oder selbst per Telefon erledigen. Wir bieten Ihnen zwei Optionen: direkte und indirekte Rufumleitung.

Mit der direkten Rufumleitung werden Ihre Anrufe sofort an unser Sekretariat weitergeleitet. Bei der indirekten Rufumleitung werden Anrufe erst nach zwei bis dreimaligem Klingeln oder bei besetzter Leitung an unsere Telefonzentrale weitergeleitet.

Nutzen Sie die Rufumleitung, wenn Sie beispielsweise durch Termine, Geschäftsreisen oder einfach durch ungestörte Arbeitsphasen verhindert sind, Ihre Anrufe selbst zu beantworten. Aktivieren Sie die Umleitung, und unser Team von Bueroservice24 übernimmt Ihre Gespräche in Ihrem Namen, gemäß Ihren Vorgaben. Sie können uns per E-Mail oder telefonisch mitteilen, wie Anrufe behandelt werden sollen. Wir halten Sie zeitnah über alle eingegangenen Gespräche und die Anliegen Ihrer Anrufer informiert.

Mit unserer Lösung entscheiden Sie, wann und wie Sie erreichbar sind, während wir Ihre Erreichbarkeit sicherstellen und zur Kundenzufriedenheit beitragen.

Bei Bueroservice24 möchten wir Sie nicht an langfristige Verträge binden. Wir verstehen, dass Flexibilität wichtig ist, und sind überzeugt, dass unsere Leistungen sich langfristig für Sie auszahlen werden. Daher können Sie unseren professionellen Telefonservice in den ersten zwei Monaten täglich kündigen. Danach gilt eine Kündigungsfrist von einem Monat zum Abrechnungstichtag. Im zweiten Jahr verlängert sich die Kündigungsfrist auf zwei Monate und ab dem dritten Jahr auf drei Monate. Eine einfache schriftliche Kündigung genügt.

Außerdem können Sie Ihren Tarif jederzeit mit nur einem Tag Vorlauf ändern. Egal, ob Sie von einem niedrigeren zu einem höheren Plan wechseln oder umgekehrt – zum Beispiel, um für eine Marketingaktion mehr Anrufe abzudecken, können Sie flexibel vom Essential-Tarif in den Professional- oder Ultimate-Tarif wechseln.

Natürlich! Wir bieten Ihnen eine flexible Tarifstruktur mit niedrigen Grundgebühren und fairen Preisen, die sich nach Ihrer Nutzung richten. Falls Sie gerade erst in die Selbständigkeit starten, empfehlen wir unseren günstigen Essential-Tarif, der sich später problemlos an Ihre steigenden Anforderungen anpassen lässt. Unser Ziel ist es, dass Sie rundum zufrieden sind!  

Kein Problem! Sie können unsere Produkte gerne zwei Wochen unverbindlich testen. Rufen Sie uns an oder füllen Sie das Kontaktformular aus, und unser Team wird Sie über unsere Services informieren und den passenden Tarif für Sie finden. Nach der Testphase können Sie innerhalb von vier Wochen kündigen, und Sie können Ihren Tarif jederzeit während der Vertragslaufzeit wechseln.