Fallstudie: Das Praxismanagement mit Hilfe eines Telefonsekretariats effektiver gestalten
Bedarfsdefinition Telefonzentrale Arztpraxis
In vielen Arztpraxen steht das Telefon selten still. Die medizinische Fachangestellte bzw. Sprechstundenhilfe leistet administrative und organisatorische Vor- und Nacharbeit der Patientenbehandlung. Der Arzt muss seine Zeit vollständig dem Patienten widmen, um das Krankheitsbild des Patienten richtig zu erfassen. Unter diesen Umständen wird der Telefondienst im Praxisalltag als zusätzliche Belastung betrachtet. Für die eingehenden Patientenanrufe fehlt oft die Zeit. Problematisch im Praxismanagement sind auch die Pausen und Urlaubszeiten der medizinischen Fachangestellten. In dieser Zeit können Patientenanrufe nicht entgegengenommen werden.
Lösungsansatz: Ein auf Heilberufe spezialisiertes Telefonsekretariat
Durch den Einsatz eines professionellen Telefonsekretariates wird die ständige persönliche telefonische Erreichbarkeit einer Praxis für ihre Patienten sichergestellt. Auch außerhalb der Sprechstunden, zum Beispiel in der Mittagspause oder im Urlaub, gehen keine Patientenanrufe oder Terminanfragen mehr verloren. Jeder Anruf wird von einem Expertenteam persönlich und freundlich im Praxisnamen entgegengenommen. Das Anliegen des Patienten wird auf diese Weise kompetent bearbeitet. Im Telefongespräch mit dem Patienten werden wichtige Informationen, wie zum Beispiel die Krankenkasse, Vorerkrankungen, Art und Dauer der Beschwerden sowie der Wunschtermin für eine Behandlung, erfragt und dokumentiert. Das Expertenteam von Bueroservice24.de geht durch innovative Lösungen auch auf individuelle Wünsche ein, wie zum Beispiel die Reservierung von Behandlungsterminen.
Die Arztpraxen können auf diese Weise ihren Arbeitsalltag optimal und effektiv gestalten und sich so auf Patientengespräche konzentrieren.
Beispielszenario in einer Muster-Praxis in München
Eine Münchener Arztpraxis, geführt von einem Facharzt und zwei medizinischen Fachangestellten, öffnet im Regelfall erst 9 Uhr morgens, zwischen 12.00 und 14:00 Uhr ist die Praxis wegen der Mittagspause geschlossen. Um den Organisationsablauf sicherzustellen, muss die medizinische Fachangestellte eine Vielzahl von Aufgaben gleichzeitig erledigen. Dazu zählen unter anderem die Aufnahme von Patienten, Koordination der Behandlungsräume, die Abrechnung mit Kostenträgern, sowie der Telefondienst und die Terminvergabe. Zur Entlastung des Facharztes kommen Aufgaben, wie Blutabnahme und Blutdruck messen, hinzu.
All diese Aufgaben müssen mit voller Konzentration durchgeführt werden. Gleichzeitig steht das Telefon selten still und nicht alle Patientenanrufe können entgegengenommen werden. Die hohe Arbeitsbelastung führt zu Mitarbeiterunzufriedenheit und im schlimmsten Fall zu Mitarbeiterausfall wegen Erkrankung.
Die Praxis entscheidet sich daher immer bei Bedarf für die Auslagerung des Telefondienstes an einen kompetenten Dienstleister. Durch eine Rufumleitung an das Expertenteam wurde ein wichtiger Bestandteil des Praxismanagements optimiert.
Hintergrund
Bueroservice24.de ist ein bundesweiter und professioneller Telefonservice für Ärzte, Arztpraxen und Therapeuten. Ein geschultes Expertenteam übernimmt für die Praxis den Telefondienst. Anrufe von Patienten werden immer persönlich, kompetent und freundlich entgegengenommen und dokumentiert. Das Praxisteam wird in einer ausführlichen Anrufnotiz per E-Mail über jeden Patientenanruf benachrichtigt. Durch den Einsatz des Telefonsekretariates für Arztpraxen bleiben Heilberufler, sowohl während ihren Behandlungsterminen als auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten, immer für ihre Patienten persönlich erreichbar.
Bueroservice24.de übernimmt für viele Heilberufe die Telefonzentrale. Hier ein kleiner Auszug aus der Kunden-Referenz-Liste: Ergotherapeuten, Logopäden, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Massagepraxen, Akkupunkteure, Röntgenärzte, Zahnärzte
Kontakt
Gerne stehen wir Ihnen für Rückfragen zur Verfügung und beraten Sie unverbindlich über den Einsatz des Telefonsekretariats für Ihre Praxis
Katrin Vogelsang - Kundendienstleitung
E-Mail: info[at]bueroservice24.de
Tel.: 040/600 385 0
Erstellt am 20.07.2011
