Telefon-Sekretariat für Gemeinden und Städte: ertragreich, fair!

Immer mehr Gemeinden und Stadtverwaltungen optimieren ihre Erreichbarkeit für die Bürger durch die erfolgreiche und unkomplizierte Zusammenarbeit mit externen Telefon-Sekretariat-Anbietern

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Hintergrund
Bueroservice24.de bietet ein bundesweites und qualifiziertes Telefon-Sekretariat. Wer sich für Bueroservice24.de als Partner entscheidet, bucht damit kompetentes Fachpersonal, das Ihre Anrufe freundlich und vertraulich entgegennimmt. Sie entscheiden dabei, wie die Anrufe beantwortet und bearbeitet werden sollen. Gerne nehmen wir alle Anrufe in unserer Telefonzentrale in Hamburg entgegen. Auch ist es möglich, dass wir Anrufe für Sie übernehmen, die Sie nach mehrmaligen Klingeln nicht annehmen konnten. Die Mitarbeiter auf den Gemeindeämtern oder in den Stadtverwaltungen können so entlastet werden bzw. Anrufern eine ausreichende Erreichbarkeit außerhalb der Öffnungszeiten geboten werden. Unsere Fachkräfte melden sich mit dem von Ihnen angegebenen Namen. Es können Auskünfte erteilt und Informationen herausgegeben werden. Auch ist es möglich, dass Anrufanliegen sowie Kontaktdaten aufgenommen und per Gesprächsnotiz an eine Kontaktperson weitergereicht werden. Studien haben ergeben, dass eine unzureichende Erreichbarkeit, aber auch das Verbundenwerden mit Anrufbeantwortern und Spracherkennungssystemen von einer Vielzahl von Anrufern als frustrierend und demotivierend empfunden werden. Wir bieten Ihnen ein ausgelagertes Telefon-Sekretariat, damit Sie Ihren Anrufern eine ausreichende Erreichbarkeit bieten können!

Bedarfsdefinition Telefonservice für Gemeinden und Städte
Bürger, die telefonischen Kontakt unter der von Ihnen angegeben Rufnummer aufnehmen, erwarten unmittelbar dorthin und mit einer realen Ansprechperson verbunden zu werden. Die Öffnungszeiten von Behörden und Ämtern sind im Regelfall jedoch beschränkt. Gerade für viele Berufstätige ist es nicht immer möglich, innerhalb der behördlichen Öffnungszeiten Kontakt mit den Gemeinden bzw. Städteverwaltungen aufzunehmen. Dringende Anfragen am Wochenende oder an Feiertagen können ebenfalls nicht beantwortet werden. Auch innerhalb der Arbeitszeiten von Telefonzentralen in Gemeinden und Städten ist es Mitarbeitern häufig nicht möglich, jeden Anruf entgegenzunehmen. Dennoch möchten sich Ihre Bürger und sonstige interessierte Anrufer persönlich und zeitnah informiert und betreut wissen. Vielleicht wird eine Information zu einem Behördengang benötigt? Vielleicht ist eine Frage zu einem Formular entstanden? Oder ein Termin mit dem Standesamt soll geklärt werden? Nicht jede Anfrage kann warten und Anrufer wünschen sich im besten Fall eine ständige Erreichbarkeit Ihrer entsprechenden Orts- oder Stadtverwaltung. Auch Behörden, Gemeinden und Städte müssen mittlerweile einen guten Service für Ihre „Kunden“, die Bürger, bieten. Um „Kundenzufriedenheit“ und „Kundenbindung“ gewährleisten zu können, sollten Sie für eine ausreichende Erreichbarkeit sorgen. Hier ist der Telefonservice von Bueroservice24.de eine ideale Ansprechperson! Immer mehr Gemeinden und Städteverwaltungen greifen auf externe Telefonservice-Anbieter zurück. Auch Bueroservice24.de arbeitet erfolgreich mit  Auftraggebern aus diesem Bereich zusammen und kann von vielen positiven Rückmeldungen berichten.

Lösungsmöglichkeit: Buersoservice24.de optimiert Ihre Anrufannahme und damit die Erreichbarkeit durch ein qualifiziertes Telefon-Sekretariat
Um Anrufern eine ausreichende Erreichbarkeit bieten zu können, gibt es die Möglichkeit, die Telefonannahme „outzusourcen“. Das Telefon-Sekretariat von Bueroservice24.de nimmt alle Ihre an uns weitergeleiteten Anrufe kompetent und freundlich entgegen. Ihre Anrufer werden dabei nicht bemerken, dass Sie mit einem externen Telefon-Sekretariat verbundenen sind, da Gespräche auf Ihre Rufnummer an uns weitergeleitet werden und unser Fachpersonal sich in Ihrem Namen meldet. Zwar kostet ein gebuchtes Telefon-Sekretariat auch , dennoch sparen Sie auf Dauer Fixkosten für Personal und Büroräume und decken fehlende Erreichbarkeiten außerhalb der Öffnungszeiten, aber auch bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen ab. Es wird dem Bürger eine zentrale Anlaufstelle für Bürgerberatung geboten. In wenigen Sekunden wird dieser mit unserer Telefonzentrale verbunden und kann sich dort individuell und unkompliziert beraten lassen und Informationen einholen. Stellen Sie uns auf die Probe und testen Sie unsere Serviceleistungen kostenlos und unverbindlich. Wir bieten unterschiedliche Tarifpakete an, die Ihnen einen individuell passenden und transparenten Preis bieten. Gerne würden wir Ihr vertrauensvoller Partner werden!

Beispielszenario: Unzureichende Erreichbarkeit einer Stadt in Nordrhein-Westfallen führt zu Frustration und Unwissen der Bürger
Eine Stadt in Nordrhein-Westfalen mit 35.000 Einwohnern hat ein Bürgertelefon im Rathaus eingerichtet. Hier werden Anrufe in den Öffnungszeiten des Rathauses angenommen. Die Öffnungszeiten des Rathauses und des Bürgertelefons sind folgendermaßen festgelegt: Mo-Fr: 8-12 Uhr und zusätzlich Do von 14-17 Uhr. Sei es aufgrund von Berufstätigkeit oder aus anderen Gründen - nicht jedem Bürger ist es möglich innerhalb dieser Zeiten telefonischen Kontakt zu suchen, geschweige dessen, persönlich vorstellig zu werden. In Fall A möchte ein Bürger einen ausgemachten Termin spontan per Telefonanruf verschieben, kann aber niemanden auf der Behörde erreichen und erscheint zum Ärgernis der Mitarbeiterin am nächsten Tag nicht zur vereinbarten Zeit. In Fall B braucht eine Bürgerin Rat beim Ausfüllen eines Formulars. Leider ist die Mitarbeiterin der Gemeinde zu diesem Zeitpunkt sehr beschäftigt und beantwortet die Fragen der Bürgerin zu knapp und rigide. In Fall C soll ein Bürger der Gemeinde eine Rechnung bezahlen. Dieser hat dazu jedoch eine Frage, welche ihm nicht direkt beantwortet werden kann, wodurch er das Bezahlen immer weiter hinausschiebt, auch hier zum Ärger des Rechnungsstellers. Fall D stellt eine interessierte Anruferin dar, die überlegt mit ihrem Ehepartner und den zwei Kindern in die Gemeinde zu ziehen. Leider konnte sie keine Informationen zu Baugrundstücken und Fördermaßnahmen der Gemeinde einholen und ruft „im selben Atemzug“ die Nachbargemeinde an. Diese gibt Ihr freundlich Auskunft und die Familie entscheidet sich dafür, in den Nachbarort zu ziehen.

All diese Fälle können Frustration und Unverständnis auslösen und zwar sowohl auf Seiten der Bürger bzw. Anrufer, als auch auf Ihrer Seite. Bieten Sie Ihren Anrufern geschulte Ansprechpartner und optimieren Sie so die Zufriedenheit Ihrer Bürger durch ein freundliches und ausreichend erreichbares Bürgertelefon.


Kontakt
Gerne unterbreiten wir Ihnen ein Angebot oder klären Rückfragen zu dem Telefon-Sekretariat für Gemeinden und Städte unter der Nummer 040/600 385 0


Pressekontakt Bueroservice24.de:
Milena Djordjevic
Bueroservice24.de
Tel.: +49 (0) 40 / 600 385 -0
E-Mail:presse[at]bueroservice24.de
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