01.02.2012
Kategorie: Fallstudien
Ärzte profitieren von qualifiziertem Telefonservice
Ärzte verbessern die Betreuung Ihrer Patienten durch die Auslagerung des Telefonsekretariats
Hintergrund
Bueroservice24.de ist ein Dienstleistungsunternehmen, das die Arbeit seiner Auftraggeber erleichtert. Wir verfügen über ein freundliches und geschultes Mitarbeiter-Team, das Aufgaben rund um die Telefonannahme übernehmen kann. Anrufe werden von uns schnell, persönlich und kompetent entgegen genommen. Die Anliegen der Anrufer werden bearbeitet und schriftlich aufgezeichnet. Unsere Auftraggeber werden mithilfe einer Anrufnotizen über jedes von uns geführte Telefonat, wahlweise per Fax, E-Mail oder SMS, benachrichtigt. Auch die Vergabe von Terminen übernimmt das Team von Bueroservcie24.de gerne, wovon insbesondere Arztpraxen profitieren können. Selbstverständlich werden alle Anrufe gemäß den Vorgaben unserer Auftraggeber und im Namen des Unternehmens beantwortet. Die Anrufenden merken also nicht, dass Sie mit einem externen Telefonsekretariat verbunden sind. Damit ist garantiert, dass sich Patienten durch unsere Betreuung wohl fühlen und nicht von der Vorstellung abgeschreckt werden, ihre persönlichen Angelegenheiten mit einem fachfremden Call Center besprechen zu müssen. Selbstredend sind unsere Mitarbeiter vertraglich dazu verpflichtet, alle Daten sehr vertraulich zu behandeln.
Bedarfsdefinition: Telefonservice für eine Arztpraxis
In einer Arztpraxis sollte die Arbeit mit dem Patienten im Vordergrund stehen, um eine bestmögliche medizinische Betreuung und Beratung zu gewährleisten. Kein Patient fühlt sich gut betreut, wenn der Arzt oder die Sprechstundenhilfe während einer Behandlung oder einem persönlichen Gespräch den Raum verlassen, um das Telefon zu beantworten. In einer Praxis kann es durchaus sehr „geschäftig zugehen“, zum Beispiel zu Zeiten von Grippewellen sind Wartezimmer meist gut gefüllt. Dabei ist es unvorteilhaft, wenn die Mitarbeiter am Empfang zusätzlich zur Anmeldung von Patienten, dem Ausstellen von Rezepten oder dem Verteilen der Patienten auf die Behandlungszimmer auch die Telefonannahme übernehmen müssen. Meist wird der Fokus auf die anwesenden Patienten gelegt und Anrufer müssen sich mit Warteschleifen abfinden oder werden gar nicht erst in Empfang genommen. Für die Patienten ist das eine denkbar ungünstige Situation, denn sowohl die Anrufer als auch die Patienten, die in der Praxis anwesend sind, können so keine umfangreiche Betreuung erhalten. Im Bereich der medizinischen Versorgung sollten jedoch optimale Arbeitsbedingungen geschaffen werden.
Lösungsmöglichkeit: Ein auswärtiger Telefonservice unterstützt Arztpraxen dabei, die Patienten bestmöglich zu betreuen
Als Arzt können Sie eine uneingeschränkte Erreichbarkeit Ihrer Praxis und damit eine rundum zufriedenstellende Betreuung Ihrer Patienten sichern, indem Sie die Telefonannahme von einem professionellen Telefonsekretariat übernehmen lassen. Die Mitarbeiter von Bueroservice24.de nehmen die Anrufe für Sie zuverlässig an und befassen sich ausführlich mit den Anliegen Ihrer Patienten. Wir erteilen Auskünfte, zum Beispiel zu Sprechzeiten oder speziellen Behandlungsmöglichkeiten, die die Praxis anbietet. Unsere Mitarbeiter erledigen für Ihre Praxis auch die Vergabe von Terminen, so dass sich Ihre Angestellten auch darauf nicht mehr konzentrieren müssen. Als zusätzlichen Service bieten wir die telefonische Erinnerung an Termine oder ausstehende Praxisgebühren an und informieren Ihre Patienten über das Eintreffen von Untersuchungsergebnissen. Mit Bueroservice24.de ist ein reibungsloser Tagesablauf in Ihrer Praxis möglich. Ihre Patienten werden sich bei Ihnen wohl fühlen und von dem unkomplizierten Service profitieren. Auch Ihre Sprechstundenhelfer werden störungsfrei arbeiten und können sich Dank dieser Entlastung ganz auf die Versorgung der Patienten konzentrieren.
Beispielszenario: Hohes Patienten- und Anrufaufkommen in einer Praxis für Allgemeinmedizin beeinträchtigt die Patientenbetreuung und belastet die Mitarbeiter
In einer Allgemeinarztpraxis in einer deutschen Großstadt ist zur Erkältungs- und Grippezeit das Wartezimmer immer gut gefüllt. Die Sprechstundenhilfen bemühen sich den Betrieb in der Praxis reibungslos zu organisieren, damit eine zügige Versorgung der wartenden Patienten gewährleistet werden kann. Zusätzlich sind sie aber auch für die Beantwortung des Telefons zuständig. Es kommt zu folgenden Situationen: In Fall A möchte ein langjähriger Patient einen Termin erhalten und wendet sich telefonisch an die Praxis. Nach mehrmaligem Versuch gibt er auf, da das Telefonat nicht entgegen genommen wird. Er ist enttäuscht, da er auch am nächsten Tag niemanden erreicht und wechselt den Arzt. In Fall B soll eine ältere Dame zu einer wichtigen Untersuchung erscheinen. Die Patientin hat sich den Termin falsch notiert und erscheint einen Tag später, da Sie von der Praxis nicht an den anstehenden Termin erinnert wurde. Dies führt zu Frustration und Komplikationen auf beiden Seiten.. In Fall C erkrankt eine Sprechstundenhelferin und kann nicht zur Arbeit erscheinen. Der neue Auszubildende ist von der Situation überfordert und vergibt am Telefon Termine doppelt, so dass es in den folgenden Tagen zu größeren Engpässen kommt.
Die geschilderten Fälle zeigen, wie ein unzureichender Telefonservice in einer Arztpraxis zu erheblichen Schwierigkeiten führen kann. Bueroservice24.de kann helfen, solche Situationen zu vermeiden, indem Sie uns mit den Aufgaben eines Telefonsekretariats betrauen, was eine zuverlässige Erreichbarkeit und einen funktionierenden Service ermöglicht.
Profitieren auch Sie von unserem Telefonservice für Arztpraxen. Testen Sie jetzt unser Angebot gebührenfrei und unverbindlich. Wir stehen Ihnen auch gerne persönlich für alle Fragen zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns jetzt.
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