Unter einer Webkonferenz versteht man ein über das Internet organisiertes und durchgeführtes virtuelles Treffen zwischen Teilnehmern, die sich real an ganz unterschiedlichen Orten befinden können. An der Stelle des realen Konferenztisches steht bei einer Webkonferenz der PC-Desktop des Sitzungsmoderators. Webkonferenzen funktionieren im Wesentlichen nach folgendem Prinzip: Der Organisator versendet eine E-Mail-Einladung mit einem Hyperlink und dem Zugangscode zur Webkonferenz. Zum Zeitpunkt des Meetings loggen sich alle Teilnehmer in die Webkonferenz ein, wobei die Eingabe des Zugangscodes erforderlich ist. Anschließend sehen die Teilnehmer den Bildschirm des Organisators und können auf dessen PC gemeinsam Dokumente und Applikationen ansehen bzw. nutzen.
Ohne die Funktion der Webkonferenz wäre es für Firmen, die international vertreten sind, kaum möglich, Projekte zu bearbeiten, die von mehreren Mitarbeitern aus unterschiedlichen Standorten organisiert werden. Heutzutage steht es bei internationalen Firmen schon an der Tagesordnung, Webkonferenzen einzuberufen, in denen Mitarbeiter aus unterschiedlichen Standorten über bestimmte, die Firma betreffende Projekte diskutieren.
Eine Webkonferenz spart somit teure Reisekosten ein und hat sich somit inzwischen zu einem praktischen Bestandteil der Unternehmenskommunikation entwickelt.
